Hoeveel reiskostenvergoeding moet ik betalen?

Komen jouw medewerkers lopend, fietsend, met de auto of het openbaar vervoer naar het werk? Dan mag je ze daar een reiskostenvergoeding voor geven. Deze vergoeding is tot een bepaald bedrag belastingvrij.

De maximale onbelaste reiskostenvergoeding is in 2023 € 0,21. Volgend jaar mag je twee cent meer geven. Wil je jouw medewerker een hogere reiskostenvergoeding geven? Dat mag. Dit wordt wel gezien als loon, wat inhoudt dat over de rest van het bedrag belasting wordt betaald.

Wanneer krijg je reiskostenvergoeding?

Medewerkers hebben recht op een reiskostenvergoeding als daar afspraken over zijn gemaakt in het cao of de arbeidsovereenkomst. Op deze manier worden de kosten voor woon-werkverkeer (deels) vergoed. Dat kan met een vast bedrag per maand of een vergoeding per kilometer. Of en hoeveel reiskostenvergoeding medewerkers krijgen, mag je als werkgever dus grotendeels zelf bepalen.

Als een medewerker met het ov komt, mag je het gehele bedrag belastingvrij vergoeden. Hiervoor moet diegene wel alle vervoersbewijzen bewaren of een reisoverzicht downloaden.

En wat als iemand met het ov én de auto gaat? Dan zijn er twee opties:

• Je geeft over de volledige afstand een vergoeding per km.
• Je betaalt de daadwerkelijke kosten van het ov-kaartje plus een bedrag per kilometer die met het eigen vervoer wordt afgelegd.

Carpoolen

Je medewerkers kunnen natuurlijk ook samen reizen. Is ook nog eens goed voor het milieu en de portemonnee. Als je dit als werkgever zelf regelt, krijgt alleen degene die rijdt een reiskostenvergoeding. Moet hij of zij omrijden om collega’s op te halen? Dan worden die kilometers ook vergoed.

Als medewerkers onderling afspraken maken over carpoolen, hebben ze allemaal nog steeds recht op een reiskostenvergoeding. Ze mogen alleen niet de kilometers voor het omrijden terugvragen.

Auto of ov-kaart van de zaak

Maakt jouw medewerker veel kilometers? Of legt ‘ie behoorlijk wat afstanden af met het openbaar vervoer? Dan kun je kijken of een auto of ov-kaart van de zaak een optie is. Dan ben je in één keer klaar en hoef je niet nog apart een reiskostenvergoeding te betalen.

Hoeveel reiskostenvergoeding iemand krijgt, hangt dus af van de afstand tussen de woon- en werkplek, welk vervoersmiddels er wordt gebruikt en welke regels er bij jullie over reiskosten zijn.

Meer weten? Of hulp nodig bij het bepalen van de reiskostenvergoeding? We adviseren je graag. Bel of mail voor een afspraak.