Bewaarplicht? Hoe lang moet je je loonadministratie bewaren?

Jouw boekhouding is de basis voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom bestaat er een wettelijke bewaarplicht voor de loonadministratie, de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers. Voor particulieren geldt deze bewaarplicht loonadministratie niet. Maar vanwege naheffingen door de belastingdienst is het wel verstandig om de administratie 5 jaar te bewaren. Want de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om jouw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren. Dan heb je bewijsstukken, als je het niet eens bent met de navordering. Je hoeft als particulier dus niet te voldoen aan de bewaarplicht loonadministratie, maar het is wel verstandig. Als ondernemer is die bewaarplicht loonadministratie wél verplicht.

Hoe lang moet je je loonadministratie bewaren?

In Nederland bestaan specifieke regels over de bewaarplicht van de loonadministratie. Het is dan wel van belang dat je weet hoe lang je die loonadministratie moet bewaren. Iedere ondernemer in Nederland heeft een bewaarplicht van 7 jaar voor de loonadministratie. Ook wel de fiscale bewaarplicht loonadministratie genoemd. Ook wanneer je stopt met ondernemen of geen werknemers meer hebt, moet je de gegevens de volledige bewaartermijn bewaren. De loonadministratie is namelijk onderdeel van de basisgegevens voor de Belastingdienst.

Wat valt onder de bewaarplicht loonadministratie?

• Loonstroken
• Jaaropgaves
• Verzamelloonstaten
• Loonjournaalposten
• Aangiftes loonheffingen

Deze gegevens kunnen gebruikt worden bij controles van de Belastingdienst of andere overheidsinstanties. Ook kun je deze gebruiken als bewijsstukken als dat nodig is.

Wat moet je naast de bewaarplicht loonadministratie ook bewaren?

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afsprakenAgenda’s en afsprakenboeken
• Correspondentie
• Software en databestanden
• Gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Niet alleen voor de belastingdienst, maar ook voor andere overheidsinstanties. Er bestaan zelfs stukken die je 10 jaar moet bewaren. Hierbij gaat het om gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken.

Er kunnen afspraken gemaakt worden over kortere bewaartermijnen. Dit geldt niet voor de bewaarplicht loonadministratie of de basisgegevens. Voor de overige gegevens van de administratie kan dit wel. Daarnaast kun je ook afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd je die bewaart (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

Hoe voldoe jij aan de bewaarplicht loonadministratie?

Als je dus zelf jouw loonadministratie doet voor jouw onderneming, dan dien je hier ook rekening mee te houden. Als je hiervoor speciaal iemand in dienst hebt en diegene verlaat jouw onderneming, hou dan rekening met de bewaarplicht loonadministratie. Controleer of de stukken compleet zijn. Zijn ze niet compleet? Dan voldoe je niet aan de wettelijke bewaarplicht loonadministratie.

Als je ervoor kiest om de loonadministratie uit te besteden aan Loondesk, dan heb je hier geen zorgen meer over. Wij bewaren alle stukken overzichtelijk. Zodat bij vragen vanuit de belastingdienst of andere overheidsinstanties deze stukken altijd bij de hand zijn. Loondesk bewaart deze digitaal veilig in de cloud. Daarnaast kun je deze stukken altijd terugvinden in het portaal. Zo weet je zeker dat je altijd voldoet aan de bewaarplicht loonadministratie.

Waarom is het belangrijk om te voldoen aan de bewaarplicht loonadministratie?

Is de loonadministratie niet volledig? Of bewaar je de loonadministratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf jouw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het niet eens bent met die berekening, dan moet je zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Alle juiste documenten terugzoeken. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.

Hoe lang bewaren wij de loonadministratie?

Alles wat deel uitmaakt van de Basisgegevens valt onder de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar, ook de loonadministratie. Bij Loondesk heb jij als ondernemer altijd inzicht in jouw loonadministratie. Dit dankzij ons digitale portaal waar alles rondom jouw personeel samen komt. Hier vind je alle documenten terug en wordt alles veilig bewaard.

Wil je dus zeker zijn dat je voldoet aan de wettelijke bewaarplicht loonadministratie van 7 jaar? Dan is een overstap naar Loondesk een goede zet. Wij nemen alle zorgen uit handen. Bij lastige vragen vanuit de Belastingdienst of andere overheidsinstanties heb je een adviseur dichtbij die je helpt. Zo weet je zeker dat de bewaarplicht loonadministratie goed geregeld is.